Van plannen naar doen: waarom de beste roadmap niet van mij is
Je weet dat er iets moet veranderen in je bedrijf.
Misschien groeit je organisatie sneller dan je had verwacht. Misschien lopen processen niet meer lekker, is het onduidelijk wie waarvoor verantwoordelijk is of heb je het gevoel dat iedereen keihard werkt, maar je toch niet echt vooruit komt.
Dus wat doe je?
Je maakt een plan.
Of je vraagt iemand om je te helpen dat plan te maken.
Logisch. Maar ik denk dat we daarbij vaak één belangrijke stap overslaan.
Voordat je bepaalt hoe je ergens komt, moet je eerst samen weten waar je eigenlijk naartoe wilt.
En dat klinkt eenvoudiger dan het is.
Er is niet één juiste route naar groei
Mensen vragen me weleens hoe ik te werk ga wanneer ik bij een organisatie binnenkom.
Wat is stap één? Wat doe je daarna? Welke methode gebruik je?
Eerlijk gezegd vind ik dat altijd een lastige vraag.
Niet omdat ik geen methodes heb. Integendeel. Ik heb in de loop der jaren behoorlijk wat kennis, ervaring en verschillende werkwijzen verzameld.
Maar ik geloof niet in één standaard stappenplan dat voor iedere organisatie werkt.
Er zijn tenslotte meer wegen die naar Rome leiden.
Wat bij het ene bedrijf uitstekend werkt, kan bij het andere bedrijf totaal niet passen.
En wat vandaag de juiste aanpak is, hoeft dat over een halfjaar niet meer te zijn.
Daarom kijk ik eerst naar de organisatie zelf.
Wat speelt er? Wat willen ze bereiken? Wat werkt al goed? En waar loopt het vast?
Processen, systemen, structuur én mensen
Als ik naar een organisatie kijk, zie ik nooit maar één losstaand probleem.
Processen, systemen, structuur en mensen zijn met elkaar verbonden.
Een systeem dat niet goed werkt, kan bijvoorbeeld te maken hebben met een proces dat niet duidelijk is ingericht.
Een proces dat steeds vastloopt, kan weer samenhangen met rolonduidelijkheid.
En zelfs wanneer alles op papier prima geregeld lijkt, moet het in de praktijk nog wel werken voor de mensen die ermee aan de slag moeten.
Daarom bekijk ik altijd het geheel.
Soms begin ik bij de visie en de doelen van het bedrijf. Zijn die eigenlijk wel goed vertaald naar de dagelijkse praktijk?
Een andere start ik bij de bestaande processen. Wat gebeurt er nu, wat willen we bereiken en waar zit het verschil?
Of ik begin bij de organisatiestructuur. Weet iedereen wat zijn of haar rol is? En sluiten die rollen goed op elkaar aan?
Het startpunt kan verschillen.
Maar uiteindelijk moeten alle puzzelstukjes wel in elkaar passen en dan vooral in het licht van de visie en doelen van het bedrijf.
Tien problemen? Misschien hebben ze dezelfde oorzaak
Stel je voor dat je als ondernemer tien problemen ziet die allemaal aandacht vragen.
Het ene proces loopt niet lekker. Er is gedoe over verantwoordelijkheden. Een systeem werkt niet zoals je wilt. Medewerkers hebben vragen en ondertussen komt er ook nog een nieuwe opdracht binnen.
Waar begin je dan?
Mijn eerste reactie is niet om meteen tien oplossingen te bedenken.
Ik wil eerst begrijpen waar die problemen vandaan komen.
Want meestal blijkt dat verschillende problemen terug te voeren zijn op dezelfde onderliggende oorzaak.
Als je die oorzaak begrijpt, kun je veel gerichter aan de slag.
Niet alles hoeft tegelijk
Vervolgens kijken we samen naar welke oplossing de meeste impact heeft op het realiseren van de doelen.
Welke verandering helpt ons echt vooruit?
Wat kunnen we relatief eenvoudig verbeteren?
En wat vraagt meer tijd, geld of capaciteit?
Daarbij betrek ik de mensen die met die veranderingen te maken krijgen.
Want zij weten het beste wat er in de praktijk gebeurt. En zij moeten uiteindelijk ook met de oplossingen kunnen werken.
Zo ontstaat er stap voor stap een logische volgorde.
Niet omdat alles onmiddellijk opgelost moet worden, maar omdat duidelijk wordt wat nu belangrijk is en wat later kan.
En dan komen we vanzelf bij iets wat ik heel belangrijk vind.
De roadmap.
Ik maak de roadmap niet. Dat doen jullie.
Dat klinkt misschien een beetje vreemd voor iemand die ondernemers helpt met hun roadmap.
Maar het is wel precies hoe ik werk.
De roadmap is nooit van mij.
Hij is van de ondernemer en de mensen in de organisatie.
Natuurlijk help ik om overzicht te creëren, verbanden te zien, vragen te stellen en keuzes helder te krijgen.
Maar ik ga niet vertellen hoe een bedrijf het allemaal moet doen.
Want wat gebeurt er als ik een prachtig plan maak, iedereen vertel wat er moet gebeuren en vervolgens weer vertrek?
Dan bestaat het risico dat mensen elkaar aankijken en denken:
Oké... en nu?
Dat wil ik juist voorkomen.
De ondernemer aan het roer, ik ernaast als navigator
Ik zie mezelf daarom niet zozeer als een traditionele adviseur.
Ik ben een navigator.
De ondernemer blijft aan het roer.
Ik help om de route zichtbaar te maken, wijs op mogelijke obstakels, stel kritische vragen en zorg dat we niet ongemerkt de verkeerde kant op varen.
Maar de keuzes blijven bij de mensen die het bedrijf kennen en er iedere dag mee werken.
Zij moeten begrijpen waarom ze een bepaalde richting kiezen.
Zij moeten achter de stappen staan.
En zij moeten er ook mee verder kunnen wanneer ik niet meer naast ze zit.
Een goede roadmap geeft niet alleen richting. Hij zorgt ervoor dat mensen zelf verder kunnen.
Neem eerst de tijd om te bepalen waar je naartoe wilt
Als ik ondernemers één advies mag geven over het omzetten van plannen in actie, dan is het dit:
Neem vooral de tijd om heel duidelijk te krijgen wat je wilt bereiken, je doelen.
Dat klinkt misschien tegenstrijdig.
Je hebt al zoveel te doen. Er moet van alles veranderen. En dan zeg ik dat je eerst meer tijd moet nemen?
Ja.
Want als je niet precies weet wat het doel is, hoe kun je dan bepalen welke stappen de juiste zijn?
En misschien nog belangrijker: hoe kunnen je medewerkers weten welke keuzes ze moeten maken?
Een duidelijk doel geeft mensen ruimte
Wanneer iedereen begrijpt waar de organisatie naartoe wil én waarom, gebeurt er iets interessants.
Mensen kunnen hun eigen kennis en expertise inzetten om dat doel te bereiken.
Je hoeft niet meer ieder detail voor te schrijven.
Je hoeft niet overal bovenop te zitten.
Je kunt mensen de ruimte geven om zelf met oplossingen te komen.
Natuurlijk moet je elkaar blijven uitdagen en ondersteunen. En soms moet je samen bijsturen.
Maar dat is iets heel anders dan wanneer iedereen voortdurend wacht op instructies.
Een gezamenlijk doel zorgt voor richting.
En richting geeft vertrouwen.
Maak grote doelen klein genoeg om vooruitgang te zien
Een ambitieus doel kan enorm motiveren.
Maar het kan ook overweldigend zijn.
Zeker wanneer je nog niet precies weet hoe je er moet komen.
Daarom vind ik het belangrijk om grote doelen op te delen in kleinere, haalbare stappen en deelresultaten.
Niet alleen omdat het dan overzichtelijker wordt.
Maar ook omdat je onderweg kunt zien dat je vooruitkomt.
Vergeet niet om successen te vieren
We zijn als ondernemers vaak zo gefocust op wat er nog moet gebeuren, dat we vergeten stil te staan bij wat al gelukt is.
Terwijl juist die kleine successen belangrijk zijn.
Ze geven energie.
Ze laten zien dat de gekozen richting werkt.
En ze helpen mensen om vertrouwen te houden in de verandering.
En gaat er een keer iets mis?
Dan heb je niet meteen het hele traject verloren, je kunt op tijd bijsturen.
Een tegenvaller hoeft geen stap terug te zijn. Het kan juist de informatie opleveren die je nodig hebt om de volgende stap beter te zetten.
De beste roadmap is de roadmap waarmee je zelf verder kunt
In mijn vorige blog over veranderen als ondernemer schreef ik over hoe lastig het soms kan zijn om te accepteren dat niet alleen je bedrijf, maar ook jijzelf moet veranderen.
Maar als je eenmaal bereid bent die stap te zetten, begint de reis pas echt.
Dan ga je samen ontdekken waar je naartoe wilt.
Wat daarvoor nodig is.
En hoe je daar op een manier komt die past bij jouw organisatie en de mensen die er werken.
Daar heb je geen ingewikkeld document voor nodig dat na een paar maanden in een digitale la verdwijnt.
Je hebt een duidelijke richting nodig.
Een route die je samen begrijpt en voor je ziet.
En mensen die zich verantwoordelijk voelen om die doelbestemming na te jagen.
Dat is voor mij de kracht van een goede roadmap.
Niet dat ik hem voor je maak.
Want als jij en je team zelfstandig verder kunnen, dan heb ik mijn werk goed gedaan.
Klaar om de volgende stap te zetten?
Heb je het gevoel dat er van alles moet veranderen in je bedrijf, maar weet je niet waar je moet beginnen?
Of heb je al plannen genoeg, maar lukt het nog niet om ze samen om te zetten in actie?
Ik kijk graag met je mee. Niet om het roer over te nemen, maar om samen overzicht te creëren, richting te bepalen en een roadmap te ontwikkelen die echt bij jouw organisatie past.
